Auftragsabwicklung und Einkauf im Maschinenbau: wo KI Zeit spart und wo nicht

Die Bestellung kommt als PDF, manchmal als Foto einer Bestellung, und jemand tippt sie ins ERP. Positionen, Mengen, Liefertermin, Lieferadresse. Mit den üblichen Tippfehlern, die drei Wochen später als Reklamation zurückkommen. Dieselbe Sachbearbeiterin prüft nachmittags Lieferscheine gegen Bestellungen und sucht in einem Mailverlauf mit dem Lieferanten nach der Zusage, die er vor zwei Wochen gemacht hat.

Auftragsabwicklung wird in unserer Befragung regelmäßig genannt, aber seltener als Dokumentation und Angebot. Bemerkenswert ist die Begründung: Ein Geschäftsführer nennt die Komplexität der eigenen Produkte, nicht die Menge der Aufträge. Sie kostet nicht die Geschäftsführung Zeit, sondern die Sachbearbeitung, und die hat selten eine Stimme, wenn über Zeitfresser geredet wird.

Wo die Zeit hingeht

Im Referenzbetrieb mit hundert Mitarbeitenden liegen in den fünf Tätigkeiten rund um Auftrag und Einkauf 52 Stunden in der Woche. Der größte Anteil entfällt auf das Erfassen von Bestellungen und Belegen, also auf Arbeit, bei der Menschen abtippen, was schon digital vorliegt.

Fünf Anwendungen, gerechnet

Auftragsbestätigung und Stammdaten

Das Werkzeug liest Bestellungen aus, legt Auftrag und Stammdaten an und legt nur die Unklarheiten zur Prüfung vor. Es ist ein Projekt mit Schnittstelle zum ERP, kein Lizenzkauf, und es rechnet sich im Modell nach knapp einem Jahr.

Im Modellbetrieb: 16 Stunden pro Woche, davon 45 Prozent ersetzbar, 21.060 Euro im Jahr. Einführung 12.000 Euro, laufend 680 Euro im Monat, Rückfluss nach 11,2 Monaten. Umsetzung: eigenes Projekt mit Schnittstelle zu ERP oder Maschinendaten, 3 bis 6 Monate. Werkzeuge: ABBYY Vantage, DocuWare, n8n, Make, FORGE Document Intelligence (eigenes Produkt), Odoo by FORGE (eigenes Produkt). Datenschutz: zu prüfen, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept vorab klären.

Lieferpapiere und Rechnungen verbuchen

Belege erkennen, gegen die Bestellung abgleichen, bei Übereinstimmung buchen, Abweichungen melden. Das ist die klassische Belegverarbeitung, und sie hat im Referenzbetrieb den längsten Rückfluss der ganzen Bibliothek, weil das Belegvolumen bei hundert Mitarbeitenden schlicht zu klein ist. Ab etwa sechshundert Belegen im Monat sieht die Rechnung anders aus, und die E-Rechnungspflicht zwingt ohnehin in diese Richtung.

Im Modellbetrieb: 14 Stunden pro Woche, davon 45 Prozent ersetzbar, 18.428 Euro im Jahr. Einführung 35.000 Euro, laufend 725 Euro im Monat, Rückfluss nach 43,2 Monaten. Umsetzung: eigenes Projekt mit Schnittstelle zu ERP oder Maschinendaten, 3 bis 6 Monate. Werkzeuge: ABBYY Vantage, DocuWare, Microsoft Power Automate. Datenschutz: zu prüfen, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept vorab klären.

Lieferantenkommunikation verdichten

Lange Mailverläufe, in denen Zusagen und Termine verschwinden. Das Werkzeug fasst zusammen, zieht Zusagen und Termine heraus und erinnert an Fälliges. Lizenz, Einweisung, fertig.

Im Modellbetrieb: 8 Stunden pro Woche, davon 40 Prozent ersetzbar, 9.360 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 180 Euro im Monat, Rückfluss nach 6,7 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot, Claude. Datenschutz: unkritisch, interne Daten ohne Personenbezug.

Anfragen und Bestellungen erzeugen

Für jede Beschaffung werden Anfrage- und Bestelltexte neu geschrieben. Aus Bedarf, Artikelstamm und Vorlage entstehen sie automatisch. Kleiner Hebel je Vorgang, viele Vorgänge.

Im Modellbetrieb: 10 Stunden pro Woche, davon 30 Prozent ersetzbar, 8.775 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 135 Euro im Monat, Rückfluss nach 6,7 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot, n8n, Odoo. Datenschutz: unkritisch, interne Daten ohne Personenbezug.

Rahmenverträge und Klauseln prüfen

Verträge werden unterschrieben, ohne dass jemand alle Haftungs- und Pönaleklauseln gelesen hat. Der Abgleich gegen die eigene Klauselbibliothek liefert eine Risikoliste. Die Zeitersparnis ist klein, der eigentliche Wert liegt im vermiedenen Schadensfall, und der steht in keiner Rechnung.

Im Modellbetrieb: 4 Stunden pro Woche, davon 35 Prozent ersetzbar, 5.355 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 90 Euro im Monat, Rückfluss nach 11,2 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Claude, Luminance, Microsoft 365 Copilot. Datenschutz: zu prüfen, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept vorab klären.

Womit anfangen

Anfangen mit den beiden Lizenzanwendungen, Lieferantenkommunikation und Bestelltexte, beide rechnen sich in gut einem halben Jahr und brauchen nichts außer einer Einweisung. Die Auftragserfassung ist der eigentliche Hebel, aber ein Projekt mit ERP-Anbindung, das man erst startet, wenn der Prozess dahinter stabil läuft. Die Belegverarbeitung nur, wenn das Volumen stimmt. Wer sie bei hundert Belegen im Monat einführt, kauft eine Maschine für eine Werkstatt, die sie nicht auslastet.

Anwendung	Stunden je Woche	Ersparnis je Jahr	Einführung	Rückfluss
Lieferantenkommunikation verdichten	8	9.360 Euro	4.000 Euro	6,7 Monate
Anfragen und Bestellungen erzeugen	10	8.775 Euro	4.000 Euro	6,7 Monate
Auftragsbestätigung und Stammdaten	16	21.060 Euro	12.000 Euro	11,2 Monate
Rahmenverträge und Klauseln prüfen	4	5.355 Euro	4.000 Euro	11,2 Monate
Lieferpapiere und Rechnungen verbuchen	14	18.428 Euro	35.000 Euro	43,2 Monate

Wie die Zahlen zustande kommen

Alle Zahlen stammen aus dem Rechenmodell der Use-Case-Bibliothek, nicht aus der Befragung. Referenzbetrieb mit 100 Mitarbeitenden, 45 produktive Wochen im Jahr, Vollkosten 65 Euro je Stunde kaufmännisch und 85 Euro technisch, Lizenzen 45 Euro je Nutzer und Monat. Gerechnet wird ausschließlich eingesparte Arbeitszeit gegen die vollen Kosten, die Ersparnisquoten liegen bewusst am unteren Rand dessen, was aus Projekten und Studien bekannt ist. Keine Qualitätsgewinne, keine vermiedenen Fehlerkosten, keine Effekte auf Durchlaufzeit. Ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre Werte, dann wird aus der Modellrechnung Ihre Rechnung.

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Die vollständige Rechnung zu allen dreißig Anwendungen steht in der Use-Case-Bibliothek Maschinenbau, die Antworten der Geschäftsführer in der Auswertung der Befragung.

Wo liegt bei Ihnen der größte Hebel? Kurz durchsprechen, unverbindlich.