Angebotserstellung im Maschinenbau automatisieren: fünf Anwendungen, gerechnet

Ein Angebot für eine Sondermaschine kostet in vielen Häusern zwei bis drei Tage Konstruktionszeit, bevor eine Zahl auf dem Papier steht. Die Anfrage kommt als PDF mit einem Lastenheft von achtzig Seiten, der Vertrieb reicht sie weiter, und in der Konstruktion beginnt jemand, technisch von vorn zu denken. Dass ein Großteil der Positionen in den letzten drei Jahren schon einmal kalkuliert wurde, weiß das Haus, nur findet es niemand in der Zeit, die dafür bleibt.

In unserer Befragung unter Geschäftsführern aus dem Maschinen- und Anlagenbau lag das Angebot hinter der Dokumentation auf dem zweiten Platz. Das passt zu dem, was wir in Projekten sehen: Nicht das Rechnen kostet die Zeit, sondern das Suchen, Nachfragen und Abstimmen davor.

Wo die Zeit hingeht

Im Referenzbetrieb der Use-Case-Bibliothek, hundert Mitarbeitende, binden die fünf Tätigkeiten rund um Anfrage und Angebot zusammen 66 Stunden in der Woche. Das ist mehr als eine volle Stelle, verteilt auf Vertrieb, Kalkulation und Konstruktion. Der größte Block ist das Angebot selbst, der zweitgrößte sind die Machbarkeitsfragen, die der Vertrieb an die Konstruktion weiterreicht.

Fünf Anwendungen, gerechnet

Angebot aus Anfrage erzeugen

Die Anwendung mit dem größten Hebel und dem längsten Weg. Das Werkzeug zieht vergleichbare Altangebote heran und schlägt Positionen und Textbausteine vor, der Kalkulator entscheidet. Dafür braucht es eine Schnittstelle zum ERP und zur Angebotshistorie, deshalb ist es ein Projekt und kein Lizenzkauf.

Im Modellbetrieb: 24 Stunden pro Woche, davon 35 Prozent ersetzbar, 32.130 Euro im Jahr. Einführung 35.000 Euro, laufend 770 Euro im Monat, Rückfluss nach 18,3 Monaten. Umsetzung: eigenes Projekt mit Schnittstelle zu ERP oder Maschinendaten, 3 bis 6 Monate. Werkzeuge: Tacton CPQ, Combeenation, Microsoft 365 Copilot, n8n, FORGE CPQ (eigenes Produkt). Datenschutz: unkritisch, interne Daten ohne Personenbezug.

Anfragen technisch vorklären

Der stille Zeitfresser. Jede Machbarkeitsfrage aus dem Vertrieb landet bei einem Konstrukteur, obwohl die Hälfte der Antworten in Datenblättern und Altprojekten steht. Ein Assistent auf der eigenen Dokumentenbasis beantwortet die Standardfragen und eskaliert nur die echten Sonderfälle. Er setzt auf der Wissensplattform auf, deren Aufbau einmal anfällt.

Im Modellbetrieb: 14 Stunden pro Woche, davon 30 Prozent ersetzbar, 16.065 Euro im Jahr. Einführung 3.500 Euro, laufend 300 Euro im Monat, Rückfluss nach 3,4 Monaten. Umsetzung: setzt auf der gemeinsamen Wissensplattform auf, 3 bis 6 Wochen. Werkzeuge: Claude, ChatGPT Enterprise, Azure AI Search, FORGE Document Intelligence (eigenes Produkt). Datenschutz: unkritisch, interne Daten ohne Personenbezug.

Ausschreibung und Lastenheft auswerten

Lastenhefte werden quergelesen, weil niemand Zeit für hundert Seiten hat. Das Werkzeug zieht alle Anforderungen als Liste heraus und markiert, was vom eigenen Standard abweicht und was offen bleibt. In der Befragung hat ein Geschäftsführer das Lastenheft ungefragt als Zeitfresser genannt, es stand nicht einmal zur Wahl.

Im Modellbetrieb: 10 Stunden pro Woche, davon 40 Prozent ersetzbar, 15.300 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 135 Euro im Monat, Rückfluss nach 3,5 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Claude, ChatGPT Enterprise, Microsoft 365 Copilot, FORGE Document Intelligence (eigenes Produkt). Datenschutz: unkritisch, interne Daten ohne Personenbezug.

Kundenbriefing vor dem Termin

Vor jedem Termin sucht der Außendienst die Historie aus CRM, Mail und Notizen zusammen. Ein einseitiges Briefing mit den offenen Punkten entsteht automatisch. Kundendaten sind im Spiel, deshalb vorher die Auftragsverarbeitung klären.

Im Modellbetrieb: 8 Stunden pro Woche, davon 40 Prozent ersetzbar, 9.360 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 225 Euro im Monat, Rückfluss nach 7,2 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot, HubSpot AI, Odoo. Datenschutz: zu prüfen, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept vorab klären.

Vertriebskorrespondenz aufsetzen

Nachfassen, Termine abstimmen, Standardantworten. Aus Gesprächsnotizen entstehen Entwürfe, der Vertrieb prüft und schickt. Unspektakulär, aber täglich.

Im Modellbetrieb: 10 Stunden pro Woche, davon 35 Prozent ersetzbar, 10.238 Euro im Jahr. Einführung 4.000 Euro, laufend 270 Euro im Monat, Rückfluss nach 6,9 Monaten. Umsetzung: Lizenz und Einweisung, keine eigene Infrastruktur, 2 bis 4 Wochen. Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Team. Datenschutz: zu prüfen, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept vorab klären.

Womit anfangen

Der Einstieg ist die Lastenheftauswertung, nicht das große Angebotsprojekt. Sie rechnet sich in dreieinhalb Monaten, braucht keine Schnittstelle und entlastet genau die Leute, die im Haus am knappsten sind. Die technische Vorklärung folgt, sobald die Wissensplattform steht, die sich am besten über die Dokumentation aufbauen lässt. Dann rechnet auch sie sich in gut drei Monaten. Das Angebot aus der Anfrage ist der größte Hebel, aber es ist ein Halbjahresprojekt mit ERP-Anbindung, und es funktioniert nur, wenn die Angebotshistorie sauber ist. Wer damit beginnt, hat nach sechs Monaten viel Geld ausgegeben und noch keinen Beweis im Haus.

Anwendung	Stunden je Woche	Ersparnis je Jahr	Einführung	Rückfluss
Anfragen technisch vorklären	14	16.065 Euro	3.500 Euro	3,4 Monate
Ausschreibung und Lastenheft auswerten	10	15.300 Euro	4.000 Euro	3,5 Monate
Vertriebskorrespondenz aufsetzen	10	10.238 Euro	4.000 Euro	6,9 Monate
Kundenbriefing vor dem Termin	8	9.360 Euro	4.000 Euro	7,2 Monate
Angebot aus Anfrage erzeugen	24	32.130 Euro	35.000 Euro	18,3 Monate

Wie die Zahlen zustande kommen

Alle Zahlen stammen aus dem Rechenmodell der Use-Case-Bibliothek, nicht aus der Befragung. Referenzbetrieb mit 100 Mitarbeitenden, 45 produktive Wochen im Jahr, Vollkosten 65 Euro je Stunde kaufmännisch und 85 Euro technisch, Lizenzen 45 Euro je Nutzer und Monat. Gerechnet wird ausschließlich eingesparte Arbeitszeit gegen die vollen Kosten, die Ersparnisquoten liegen bewusst am unteren Rand dessen, was aus Projekten und Studien bekannt ist. Keine Qualitätsgewinne, keine vermiedenen Fehlerkosten, keine Effekte auf Durchlaufzeit. Ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre Werte, dann wird aus der Modellrechnung Ihre Rechnung.

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Die vollständige Rechnung zu allen dreißig Anwendungen steht in der Use-Case-Bibliothek Maschinenbau, die Antworten der Geschäftsführer in der Auswertung der Befragung.

Wo liegt bei Ihnen der größte Hebel? Kurz durchsprechen, unverbindlich.