32 Besprechungen für eine Woche gestrichen. Acht wurden vermisst.

Ich habe einem Unternehmen einmal vorgeschlagen, für eine Woche sämtliche wiederkehrenden internen Besprechungen abzusagen, wirklich alle. Die erste Reaktion war Panik. „Das geht nicht“, sagten die Führungskräfte, „dann wissen wir doch gar nicht mehr, was los ist.“ Ich habe zurückgefragt, ob sie es denn nach diesen Besprechungen wüssten. Im Raum wurde es still.

Also haben wir es ausprobiert: 32 wiederkehrende Termine, eine Woche lang gestrichen. Am Ende der Woche waren genau acht davon tatsächlich vermisst worden. Die anderen 24 fielen aus, ohne dass irgendjemand einen Unterschied bemerkte. Kein Projekt verzögerte sich, keine Entscheidung blieb liegen, kein Kunde beschwerte sich.

Was sich stattdessen veränderte

Die Leute hatten plötzlich Zeit zum Nachdenken, zum Arbeiten und für die Gespräche, die wirklich nötig waren, statt für die, die einfach nur im Kalender standen. Die acht vermissten Besprechungen haben wir danach wieder eingeführt. Die übrigen 24 blieben gestrichen.

Beschäftigung ist sichtbar. Leistung nicht.

Ein voller Kalender ist kein Beweis für Produktivität, oft ist er eher ein Zeichen dafür, dass jemand seine Zeit nicht schützt. Wir verwechseln Beschäftigung erstaunlich zuverlässig mit Leistung, vermutlich weil Beschäftigung sichtbar ist und Leistung nicht: Wer viele Termine hat, wirkt wichtig, und ob dabei tatsächlich etwas entsteht, fragt kaum jemand.

• Machen Sie den Test. Streichen Sie wiederkehrende Besprechungen für eine Woche und zählen Sie, welche aktiv vermisst werden.
• Geben Sie jedem verbliebenen Termin eine Aufgabe. Eine Besprechung ohne zu treffende Entscheidung oder zu lösenden Konflikt ist eine Status-E-Mail.
• Schützen Sie die gewonnenen Stunden. Es geht um konzentriertes Arbeiten und die Gespräche, die zählen, nicht um leere Kalender.

Die einfache Einstiegsfrage: Welche Ihrer wiederkehrenden Besprechungen würden wirklich vermisst, wenn sie nächste Woche stillschweigend ausfielen?

Das Sichtbare mit dem Wichtigen zu verwechseln ist eine eigene Mess-Falle, mehr dazu in Der Unterschied zwischen KPIs und Metriken in der F&E.

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